Quali sono gli strumenti per organizzare il lavoro con un team freelance?

Quando decidi di lavorare con professionisti freelance è importante organizzarsi con i giusti strumenti, se coinvolgi un team questo è ancora più importante. Del resto si tratta di coinvolgere persone diverse, che devono lavorare in squadra, ad un progetto comune ma ognuno relativamente alle proprie attività.

Sei ancora indeciso? Ecco perchè lavorare con un team freelance

In Freelance in Pigiama ci capita di lavorare almeno in 2 ad uno stesso progetto: può darsi che Marianna lavori agli articoli del blog di un cliente e che Barbara si occupi della gestione social. Ma per evitare sovrapposizioni è importante che entrambe sappiano a cosa stanno lavorando, perchè un articolo di blog potrebbe essere parte integrante dei contenuti da veicolare su social media. 

Lo stesso discorso si può fare tra ruoli molto diversi come la Grafica e lo Sviluppatore: se la realizzazione di un sito web viene lasciata prima ad una Web Graphic Designer e poi ad uno Sviluppatore che lavora direttamente su WordPress, il secondo deve seguire le linee guida date dalla prima. Se è prevista una funzionalità particolare, come la prenotazione degli appuntamenti, deve customizzare il processo come richiede la Grafica.

Le e-mail sono per noi il canale migliore (Whatsapp solo per le emergenze, please!) ma avere a disposizione un tool online che mostra lo stato del progetto certamente aiuta. Noi vogliamo parlarti di 3 strumenti per organizzare il lavoro con un team freelance che potrebbero servirti nella gestione di un progetto esternalizzato.

Asana

Lo usiamo sempre per i nostri calendari social, ma Asana permette la gestione di progetti anche complessi con la possibilità di inserire partecipanti nel team che a seconda del ruolo possono inserire task, modificarli, rispondere, persino nella versione gratuita del tool. 

Una volta registrato un tuo account, puoi creare un team di lavoro, inserendo o la username (se le persone sono già iscritte e lo conosci) oppure inserendo l’indirizzo email (se non sono registrate saranno invitate a farlo). Quindi devi creare un progetto, mettiamo il caso “Creare un sito web in WordPress”: puoi inserire descrizione e tipo di privacy (se condivisa con il team oppure privata e solo accessibile a te). In un progetto ci sono singoli task, dei compiti che spettano ai membri del team oppure possono essere degli appunti o delle idee da discutere o un’azione da ricordare o una da fare. Puoi assegnarli a una specifica persona del tuo team.

Ma non è tutto qui. Puoi impostare una data di scadenza dell’attività (i freelance lavorano a scadenza e così puoi vedere se la rispettano), puoi anche aggiungere allegati, sotto compiti, condividere il task con il link, duplicare, eliminare o contrassegnare con dei tag il tuo task. Se il tuo progetto coinvolge tanti freelance e/o tante fasi di lavoro (magari per un nuovo progetto di comunicazione) organizza i task in sezioni. Figo no?

Trello

In passato abbiamo usato anche questo strumento, visivamente molto bello, creato proprio per il Project Management. Trello si presenta come una grande lavagna, dove i task sono dei riquadri che puoi trascinare in drag&drop tra una colonna e l’altra, ognuna delle quali può essere una fase di un progetto specifico. E poi è gratuito e puoi creare un numero illimitato di bacheche, liste e card!

Cosa sono? Prima di tutto, una volta che ti sarai iscritto, troverai le bacheche, che possono essere private oppure condivise con il tuo team di lavoro (ad esempio “Social Media Maketing”). Ogni bacheca raggruppa un progetto e puoi assegnargli un nome (“Facebook”). All’interno delle board puoi creare le liste, in modo da organizzare il flusso di lavoro in step (“da fare”, “in corso”, “fatto”).

Per ogni lista puoi creare delle card, ovvero delle schede che contengono i compiti da eseguire o le informazioni che hai organizzato (“calendario editoriale”, “copy”, “grafiche”) Quando un task deve avanzare, ad esempio, dalla fase di In Corso a quella Fatto, ti basterà spostare la card con un semplice e veloce drag and drop. Inoltre Trello ti permette di identificare la card con delle etichette che indicano il grado di priorità del compito (“normale”, “urgente”).

Con la visione Calendar puoi monitorare i progetti in un calendario organizzato per settimana o per mese e con la funzione Voting tu e il tuo team potete votare una card (se state, ad esempio, discutendo su una nuova campagna di comunicazione e c’è da scegliere tra diverse idee creative).

Oddio, quale scelgo?

Trello è un software di gestione progetti e kanban popolare e facile da usare. Ma se hai bisogno di gestire progetti più complessi Asana è più adatto.

Google Drive

Può sembrare banale ma molto spesso ci è capitato di aver lavorato con clienti che non conoscessero appieno le potenzialità di Google Drive dove di fatto puoi sia archiviare file ma anche condividerli con altri utenti Google. Puoi creare un calendario editoriale con la versione Drive di Excel, inserirlo all’interno di una cartella con il nome del progetto e condividerla solo con persone specifiche o con chiunque abbia il link cartella. 

Google Drive è gratuito fino a 15GB di spazio, se però vuoi aumentarlo a partire da 100GB puoi pagare un abbonamento di 1,99€ al mese con Google One.

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